Allmänna villkor
Introduktion
Dessa allmänna villkor ("Villkoren") gäller för alla tjänster som tillhandahålls via getoqto.com ("Oqto", "Tjänsten").
Oqto tillhandahåller nästa generations fakturatolkning. Tjänsten utvecklas av Oqto Intelligence AB 556727-6919 som är registrerat i Sverige med sitt säte på Döbelnsgatan 10, 291 30 Kristianstad.
Genom att registrera ett konto och använda Tjänsten går du i god för att du har behörighet att godkänna och godkänner villkoren och samtycker till att följa dem. Om du inte accepterar villkoren kan du inte nyttja Tjänsten.
Ändring av villkoren
Vi förbehåller oss rätten att när som helst ändra villkoren. Om ändringarna påverkar ditt nyttjande av tjänsten, begränsar dina rättigheter eller ökar dina skyldigheter kommer vi meddela dig via e-post eller via notis i appen.
Den senaste versionen av villkoren finns alltid tillgänglig här på Hemsidan.
Definitioner
Parter avser kunden och Oqto tillsammans.
Kunden avser dig som använder och betalar för Tjänsten.
Användare avser en användare av Tjänsten vilket vanligtvis är detsamma som Kund.
Tjänsten avser samtliga produkter; Hemsidan, Appen, Funktioner som tillhandahålls av Oqto.
Hemsidan avser hemsidan som du hittar på getoqto.com som presenterar Appen, Tjänsten och dess Funktioner.
App/Appen avser den applikation som du kan logga in till via vår Hemsida.
Funktioner avser de olika funktioner som tillhandahålls via Tjänsten.
Konto avser det konto som Användaren använder för att nyttja Appen.
Betalningsmodell avser de olika sätt som man kan betala för användandet av Oqto.
Tjänsten
Oqto tillhandahåller en applikation (Appen) för tolkning av fakturor och där tillhörande funktioner såsom attest. Dokument mottages via e-post eller via andra källor, hanteras i Oqto för att sedan skickas vidare till ekonomisystem.
Oqto innehåller Funktioner för att ladda upp, ta emot, hantera och distribuera fakturor. De dokument som laddas upp i Appen är dock din egendom och du ansvarar för att du äger rätt att hantera, lagra och distribuera dessa dokument.
Genom att ladda upp innehåll är du medveten om att informationen kan bli tillgänglig för andra Användare under samma Konto.
Oqto tar inget ansvar för innehållet i de dokument du laddar upp.
Mer information om Tjänsten och dess Funktioner finns på oqto.se.
Skapa ett konto
Du får tillgång till och beställer Tjänsten genom att skapa ett Konto på oqto.se.
Användning av Tjänsten
När du använder Oqto är du medveten om att du tilldelats en icke-exklusiv rättighet och licens att använda Tjänsten. Du ansvarar för att följa de av oss vid var tid lämnade instruktioner för Tjänsternas användande. Du ska aktivt verka för att Tjänsterna kan genomföras på avsett sätt och ska fortlöpande och utan dröjsmål tillhandahålla oss data och underlag som vi från tid till annan efterfrågar för att kunna utföra Tjänsterna. Du ska också bistå oss med rimlig assistans samt i övrigt vidta sådana åtgärder som rimligen kan krävas för att vi ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt Avtalet.
Du ansvarar för att den data som matas in i Appen är i överenskommet format samt inte innehåller virus eller saker som på annat sätt kan skada eller inverka negativt på oss och Tjänsten.
De inloggningsuppgifter och andra anvisningar som tillhandahålls dig av oss ska förvaltas av dig med sekretess.
Du ansvarar för dina användares användning av Tjänsten och är själv ansvarig för att begränsa tillgången vid till exempel att en anställning upphör.
Slutligen är du införstådd med att Tjänsten endast får användas för lagliga ändamål och du åtar dig att hålla oss skadeslösa avseende samtliga krav från tredje man.
Service & Underhåll
Vi kan komma att tillfälligt begränsa åtkomsten till Appen för att genomföra uppdateringar eller åtgärda tekniska problem.
Vid eventuella fel eller brister kommer vi att avhjälpa dessa skyndsamt.
Ändringar av och tillägg till Tjänsten
Oqto utvecklar konstant Appen och kan komma att ändra dess utförande och Funktioner samt göra tillägg. Alla dessa ändringar och tillägg omfattas av Villkoren.
Betalning & prisuppgifter
Betalning för Oqto sker månadsvis i efterskott. Du har tillgång till Tjänsten under Abonnemangsperioden. I vanliga fall sker betalning per hanterat dokument, men det kan tillkomma ytterligare kostnader om parterna kommer överens om detta.
Priserna för Tjänsten framgår alltid på getoqto.com men separata överenskommelser kan förekomma. Vi förbehåller oss rätten att när som helst ändra dessa. De ändrade priserna börjar gälla nästkommande Abonnemangsperiod. Använder du Tjänsten efter prisändring är du bunden av de nya priserna.
Priset för Tjänsten framgår alltid exkl. moms, skatter och andra avgifter.
Avgifter som betalas återbetalas inte.
Avtalstid
Avtalstiden och villkoren för tjänsten gäller från det att konto skapas och under hela Abonnemangsperioden.
Tjänsten kan när som helst sägas upp och löper då ut automatiskt efter innevarande Abonnemangsperiod.
Uppsägning
Uppsägning av Tjänsten sker genom att du kommunicerar detta till Oqto. Uppsägning kan ske när som helst men Tjänsten kommer vara tillgänglig fram till dess att innevarande Abonnemangsperiod löper ut. Du är under denna Abonnemangsperiod bunden av villkor och kostnader som du band upp dig på i samband med köpet av Tjänsten.
Vid Abonnemangsperiodens slut förlorar du åtkomsten till Tjänsten. All information och data kommer att sparas i 30 dagar, därefter raderas.
Önskar du att vi tar bort all information innan de 30 dagarna passerat mailar du oss på info@oqto.se varpå all information och data tas bort skyndsamt.
Vårt ansvar
Vi på Oqto ansvarar för att under Avtalstiden tillhandahålla applikationen för fakturatolkning.
Vi åtar oss att på egen bekostnad uppdatera och uppgradera Tjänsten i syfte att förse dig med en modern Tjänst med hög servicenivå.
Om du som kund önskar något utöver det som Tjänsten innehåller kan vi komma överens om sådan tilläggstjänst och därtill separata villkor.
Vi tillgodoser sedvanlig back-up av all information och data.
Vi har rätt att anlita underleverantörer för fullgörandet av vårt ansvar. Om så sker framgår detta i vårt Personuppgiftsbiträdesavtal som du genom att acceptera dessa villkor också accepterar. I den mån Tredjepartsprodukter ingår i Tjänsten, ska produktleverantörens villkor gälla för licens, nyttjande, felrättning och ansvar samt immateriella rättigheter istället för vad som framgår i det här avtalet.
Ansvarsbegränsning
Vi är inte ansvariga gentemot dig, vare sig det gäller avtal, skada (inklusive försumlighet), brott mot lagstadgad förpliktelse eller i övrigt, för utebliven vinst, indirekt skada eller följdskada som uppstår under eller i samband med ett avtal mellan oss.
Vårt totala ansvar gentemot dig för alla andra förluster som uppstår under eller i samband med ett avtal mellan oss, vare sig det gäller avtal, skada (inklusive försumlighet), brott mot lagstadgad förpliktelse eller i övrigt, ska begränsas till det totala belopp som du har betalat för Tjänsten enligt gällande beställning/avtal. Om du använder Tjänsten under en testperiod eller på annat sätt kostnadsfritt, är vårt ansvar begränsat till 1.000 kronor.
Sekretess
Under avtalstiden och i tiden därefter förbinder sig parterna att inte till tredje man utan motpartens skriftliga medgivande utlämna sådana uppgifter om motpartens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet eller som enligt lag omfattas av sekretesskyldighet. Det gäller dock inte information som kan anses vara allmänt känd.
Parterna ansvarar för sina respektive anställdas och konsulters iakttagande av dessa bestämmelser. Sekretesskyldigheten enligt detta Avtal gäller under avtalstiden samt även för en period om tre (3) år efter det att Avtalet har upphört att gälla.
Personuppgifter
Du ansvarar för alla de personuppgifter som vi behandlar för din räkning i Tjänsten. Hur vi får behandla personuppgifterna framgår av vårt personuppgiftsbiträdesavtal som du accepterar när du godkänner dessa Villkor.
Materiella och immateriella rättigheter
Tjänsten, Appen, Hemsidan och allt därtill relaterat material ägs och administreras av Oqto Intelligence AB som också är licensgivare och innehar samtliga rättigheter, materiella såväl som immateriella, till Tjänsten och där ingående programvara. Inget i Avtalet ska tolkas som att ovan nämnda rättigheter, eller del därav, överlåtes till dig, Kunden. Du accepterar att Tjänsten och annan information, inklusive alla tillhörande immateriella rättigheter, som tillhandahålls och tillgängliggörs av Oqto utgör vår exklusiva egendom.
Oqto ger dig en icke-exklusiv rättighet och licens att använda Hemsidan, Appen och Tjänsten för syftet att tillhandahålla Hemsidan, Appen och Tjänsten till dig. Vid upphörande av detta avtal upphör även denna rättighet och licens.
Tillämplig lag och tvistelösning
Svensk lag ska tillämpas på dessa Villkor.
Tvister som uppstår i anledning av eller i samband med dessa Villkor ska slutligt avgöras av allmän domstol där Oqto har sitt säte.
Kontaktuppgifter
Vid frågor eller funderingar når du oss på info@oqto.se
Personuppgifts-
biträdesavtal
Det här avtalet finns för att du som kund ska känna dig trygg med hur Oqto hanterar personuppgifter åt dig. När du använder Oqto lägger du upp användare och deras kontaktuppgifter, och du hanterar fakturor som ibland kan innehålla personuppgifter. Du är ansvarig för dessa uppgifter, och vårt jobb är att behandla dem säkert, omsorgsfullt och i enlighet med GDPR. Avtalet förklarar vilket ansvar vi tar, hur vi skyddar informationen och hur vi samarbetar om något oväntat skulle hända. Kort sagt: det här är våra gemensamma spelregler för att allt ska fungera tryggt och transparent.
Du kan såklart läsa allt det finstilta nedan, men här har vi samlat några delar av avtalet som vi tycker är extra viktiga att ha koll på. Kika gärna på dem först – de ger en snabb och tydlig överblick av vad avtalet innebär.
Detta personuppgiftsbiträdesavtal (”Avtalet”) utgör en bilaga till Oqtos Allmänna villkor. När du som användare av Oqto accepterar de allmänna villkoren accepterar du även detta avtal. Avtalet reglerar Oqtos behandling av personuppgifter för kundens (den personuppgiftsansvariges) räkning i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.
Oqto behandlar personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde. Kunden är personuppgiftsansvarig och ansvarar för att behandlingen har laglig grund. Syftet med detta avtal är att säkerställa att all behandling sker i enlighet med den personuppgiftsansvariges instruktioner och Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (”GDPR”).
1. Definitioner
Avtalet: Detta avtalsdokument inklusive bilagor.
Behandling: Varje åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter, såsom insamling, registrering, organisering, lagring, användning, överföring, radering eller förstöring.
Personuppgifter: Uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person.
Personuppgiftsbiträde: Oqto
Personuppgiftsincident: En säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust, ändring, obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till personuppgifter.
Registrerad: En identifierad eller identifierbar fysisk person vars uppgifter behandlas.
Känsliga personuppgifter: Personuppgifter enligt artikel 9 GDPR, t.ex. uppgifter om hälsa, religion eller facklig tillhörighet.
Systemadministratör: Den person hos den personuppgiftsansvarige som registrerar organisationen i Oqto och hanterar användarbehörigheter.
Underbiträde: Tredje part som anlitas av Oqto för att behandla personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.
2. Personuppgiftsbiträdets skyldigheter
Oqto får endast behandla personuppgifter enligt dokumenterade instruktioner från den personuppgiftsansvarige, såvida inte behandling krävs enligt lag. Om sådan skyldighet föreligger ska Oqto informera den personuppgiftsansvarige innan behandlingen inleds, om inte informationen är förbjuden enligt lag.
Den personuppgiftsansvariges användning av Oqtos tjänster, inklusive uppladdning, överföring och behandling av fakturor, bilagor eller andra filer, utgör dokumenterade instruktioner enligt detta avtal.
Om Oqto bedömer att en instruktion strider mot Dataskyddsförordningen ska detta omedelbart meddelas den personuppgiftsansvarige. Om instruktioner saknas för nödvändiga moment ska Oqto avvakta och begära komplettering.
3. Datasäkerhet och sekretess
Oqto ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa en skyddsnivå som motsvarar riskerna enligt artikel 32 i Dataskyddsförordningen. Endast personer med behörighet och tystnadsplikt får behandla personuppgifter.
Oqtos säkerhetsåtgärder inkluderar bland annat:
Kryptering av data i vila och under överföring
Regelbundna säkerhetskopior
Rollbaserad åtkomstkontroll och tvåfaktorsautentisering
Att anlitade underbiträden uppvisar tillräckliga garantier för lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, t.ex. genom certifieringar eller offentligt tillgängliga dataskyddsavtal.
4. Underbiträden
Den personuppgiftsansvarige ger härmed Oqto tillstånd att anlita underbiträden för behandling av personuppgifter. Oqto ska informera om planerade förändringar av underbiträden minst 30 dagar i förväg så att den personuppgiftsansvarige kan invända. Alla underbiträden ska omfattas av avtal som ålägger dem motsvarande skyldigheter som Oqto enligt detta Avtal, alternativt tillhandahålla motsvarande personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) eller andra rättsligt bindande åtaganden i enlighet med GDPR.
En aktuell lista över Oqtos underbiträden finns tillgänglig i detta avtal. Oqto säkerställer att eventuella tredjelandsöverföringar sker med tillämpning av EU:s standardavtalsklausuler (SCC).
5. Information och samarbete
Oqto ska bistå den personuppgiftsansvarige med nödvändig information för att denne ska kunna uppfylla sina skyldigheter enligt GDPR, inklusive vid konsekvensbedömningar, begäran från registrerade och kontakt med tillsynsmyndighet.
6. Personuppgiftsincidenter
Vid en personuppgiftsincident ska Oqto utan onödigt dröjsmål, och senast inom 48 timmar efter kännedom, underrätta den personuppgiftsansvarige. Oqto ska utOqto incidenten, vidta nödvändiga åtgärder och tillhandahålla all relevant information om omfattning, konsekvenser och åtgärder. Parterna ska samverka för att minimera riskerna och uppfylla skyldigheter gentemot registrerade och tillsynsmyndigheter.
7. Återlämnande och radering av personuppgifter
Vid Avtalets upphörande ska Oqto, enligt den personuppgiftsansvariges instruktion, radera eller återlämna samtliga personuppgifter. Om instruktion inte ges inom 30 dagar efter avtalets upphörande, raderas uppgifterna permanent, såvida inte lag kräver fortsatt lagring.
8. Register över behandlingar
Oqto ska föra register över all behandling som utförs för den personuppgiftsansvariges räkning enligt artikel 30.2 GDPR. Registret ska på begäran tillhandahållas den personuppgiftsansvarige eller tillsynsmyndigheten.
9. Granskning och revision
Den personuppgiftsansvarige har rätt att, efter överenskommelse, genomföra revisioner eller inspektioner av Oqtos behandlingar. Oqto ska tillhandahålla nödvändig information och bistå vid granskningen. Revision får ske högst en gång per år och under ordinarie kontorstid, såvida inte särskilda skäl föreligger.
10. Behandling i tredje land
Oqto eller dess underbiträden får endast överföra personuppgifter till tredje land om kraven i kapitel V GDPR är uppfyllda, inklusive användning av standardavtalsklausuler (SCC) eller andra godkända skyddsåtgärder.
11. Ansvar
Oqto ansvarar endast för skada som orsakats av behandling i strid med detta Avtal eller tillämplig dataskyddslagstiftning. Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att den behandling som denne instruerar Oqto att utföra är laglig. Parterna ska hålla varandra skadelösa i den mån skadan orsakats av den andra partens fel eller försummelse.
12. Ersättning
Om inte annat avtalats, har Oqto rätt till ersättning för kostnader som uppkommer till följd av särskilda åtgärder enligt detta Avtal, till exempel bistånd vid tillsynsärenden eller omfattande revisioner.
13. Avtalstid
Detta Avtal gäller från det att den personuppgiftsansvarige accepterar Oqtos Allmänna villkor och gäller så länge Oqtos tjänster används.
14. Tillämplig lag och tvistelösning
Svensk lag ska tillämpas på detta Avtal. Tvister ska avgöras av allmän domstol med Oqtos säte som forum.
15. Kontakt
Vid frågor gällande Oqtos hantering av personuppgifter, kontakta: dpo@oqto.ai